Construtora Camargo Corrêa inova com assinatura digital

Rotina hi-tech de executivos ganha reforço com tecnologia de certificação digital de documentos, contratos e procurações. Medida ajuda a desburocratizar processos
 
Popularização do uso de smartphones como ferramentas de trabalho, participação cada vez maior de videoconferências em substituição a viagens de negócios e biometria para acessar edifícios e salas. Cada vez mais a rotina dos executivos é tomada pelas novas tecnologias que ajudam a desburocratizar processo. Na sede da Construtora Camargo Corrêa, uma das maiores empresas do setor de construção pesada e especializada em obras complexas e de grande porte, um novo recurso tem facilitado a vida de diretores e vice-presidentes. O emprego da assinatura digital em documentos eletrônicos foi a saída identificada para agilizar a gestão de documentos e adotar uma solução sustentável e inovadora.
 
Por meio do sistema, a distância de mais de 3 mil quilômetros que separam a sede da Construtora Camargo Corrêa, em São Paulo, da obra da Usina Hidrelétrica de Jirau, em Porto Velho (RO), já é superada em poucos minutos. Se a complexidade para garantir a chegada de suprimentos ao canteiro de obra ainda requer um exercício de logística, pois muitas vezes as obras estão localizadas em locais remotos ou mesmo em outros países, a Diretoria Jurídica da Construtora conseguiu contornar a liberação de documentos e contratos desenvolvendo um projeto pioneiro no setor de construção pesada.
 
A empresa concluiu no ano passado a instalação da assinatura digital para expedição de procurações. Agora, um documento que durava em torno de 15 dias úteis da criação à entrega ao portador passou a ser liberado em até dois dias. “O prazo para redação e estruturação do texto ainda é o mesmo. Mas assim que a procuração recebe a assinatura digital do responsável da área, o documento está liberado eletronicamente para o portador utilizar”, explica Marcelo Vicentini Marchetti, gerente responsável pela área contratual da Diretoria Jurídica da Camargo Corrêa.
 
A segunda etapa da certificação digital da Construtora Camargo Corrêa já foi iniciada: irá levar o benefício aos 5.000 fornecedores da empresa. Em dezembro de 2012, foi feita a assinatura do primeiro contrato com fornecedor para aquisição de equipamento. O produto era destinado à obra da Usina Hidrelétrica Jirau e todo o processo foi feito de forma eletrônica, sem a necessidade de qualquer tipo de deslocamento físico de papéis. O próximo passo é habilitar, até o final deste ano, os gerentes das obras a utilizarem o sistema. Na primeira fase do projeto, apenas diretores e vice-presidentes estão autorizados no ambiente digital.
 
“Optamos em iniciar o processo pela Diretoria para quebrar qualquer tipo de resistência que poderia aparecer nos canteiros de obras. Além de servir de exemplo e incentivar os gerentes a utilizarem a certificação digital, os diretores já estão habilitados para visualizar on-line todos os novos contratos que forem gerados”, diz Marchetti.  Contratos, procurações, acordos, aditivos e uma infinidade de documentos passaram a ser monitorados pelos gestores em tempo real de forma remota.
 
O grande benefício do emprego da tecnologia é a diminuição da burocracia. O responsável por assinar o contrato é notificado por e-mail e utiliza um token para validar o documento. O próprio sistema notifica por e-mail a próxima pessoa que deve assina-lo. E assim por diante. O gestor do contrato acompanha todos os passos em tempo real. Concluído o processo, o documento fica disponível on-line para as pessoas autorizadas a visualiza-lo.
 
Pela sede da Construtora Camargo Corrêa circulam, em média, 200 procurações e contratos com fornecedores por mês. A estimativa é de que 24 mil folhas foram economizadas com a adoção do novo sistema. Quando o processo estiver implantado em todas as obras, a previsão é de que mais de mil contratos por mês tramitem apenas no ambiente virtual.
 
“Procuramos sempre buscar a inovação com sustentabilidade e envolver nossos fornecedores e clientes neste processo. Este é o espírito e um dos diferenciais da Camargo Corrêa”, afirma Marchetti. Em 2012, a empresa ganhou o Prêmio Época Verde pelo trabalho realizado na redução da emissão de gases de efeito estufa. O Plano de Gestão de Carbono da Construtora Camargo Corrêa tem como objetivo derrubar as emissões em 37% até 2020.
 
Outro ganho de desempenho tem sido no armazenamento de documentos. A empresa há alguns anos aluga espaço para guardar contratos e outros documentos. Com a certificação digital, o documento fica armazenado no servidor por um período e é feito também um back-up digital. O processo envolve ainda economia nas despesas de reconhecimento de firma, remessa, cópias autenticadas e o tempo do advogado em gerenciar os documentos.
 
Segundo Waldemar Felippe, diretor da Qualisoft, a adoção da certificação digital por uma empresa do porte da Construtora Camargo Corrêa é sempre um divisor de água na popularização do sistema. A opção adotada pela Construtora foi a do PNDE (Portal Nacional do Documento Eletrônico), que teve a área de uso exclusivo dos funcionários da empresa personalizada para facilitar a navegação e manter a identidade visual da Camargo Corrêa.
 

14/05/2013
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